Mit Schreiben vom 4.4.2018 hat der Chef des Bundeskanzleramts die bereits seit Herbst vergangenen Jahres in einem ersten, nun modifizierten Entwurf vorliegende Verordnung des BMJV über die formale Gestaltung der Gesellschafterliste (GesL-VO) dem Präsidenten des Bundesrats übersandt (BR-Drucks. 105/18). Die GesL-VO stand auf der Tagesordnung der Plenarsitzung des Bundesrats am 8.6.2018, auf welcher dieser just zugestimmt hat. Das neue Pflichtenprogramm bei der Listenerstellung kann damit zeitnah greifen. Denn die Verordnung tritt bereits am erste Tage des ersten Monats in Kraft, der auf die alsbald zu erwartende Verkündung folgt (§ 6 GesL-VO - Geltungsstichtag).

I. Zeitlicher Anwendungsbereich

II. Gestaltungshinweise

1. Gesellschafterlisteninventur

2. Sortierung, Nummerierung

3. Teilung von Geschäftsanteilen, Abschnittsnummern

4. Anteilsübertragungen und -aufstockungen

5. Streichung überholter Angaben

6. Veränderungsspalte

7. Leerung der Veränderungsspalte

8. Zusatzangaben, Vermerkspalte

9. Umnummerierung durch Bereinigungsliste

10. Prozentangaben

III. Fazit


I. Zeitlicher Anwendungsbereich
Ausweislich der Übergangsvorschrift des § 5 GesL-VO sind die neuen formalen Vorgaben bei vor dem Geltungsstichtag gegründeten GmbHs zu beachten, sobald ab dem Geltungsstichtag aufgrund einer Veränderung nach § 40 Abs. 1 S. 1 GmbHG eine aktualisierte Gesellschafterliste einzureichen ist. Entscheidend ist wohl – ebenso wie bei der erstmaligen Notwendigkeit der Angabe von Beteiligungsquoten nach Maßgabe von § 8 EGGmbHG (ausführlich dazu Lieder/Cziupka, GmbHR 2018, 231 [235]; ebenso Wicke, DB 2017, 2528 [2533]) – der Zeitpunkt der Einreichung der betroffenen Gesellschafterliste, nicht jener des Wirksamwerdens der Veränderung ab dem Geltungsstichtag (für letzteres aber in Bezug auf § 8 EGGmbHG Wachter, GmbHR 2017, 1177 [1193] und für den Sonderfall der Korrekturliste nach dem Geltungsstichtag OLG Nürnberg v. 28.12.2017 – 12 W 2005/17, GmbHR 2018, 256 [258]; dazu Lieder/Cziupka, GmbHR 2018, 231 ff.). Aus der Verordnungsbegründung (BR-Drucks. 105/18, S. 13) ergibt sich zudem der Wille des Verordnungsgebers, vor dem Geltungsstichtag errichtete, aber noch nicht im Handelsregister eingetragene Gesellschaften vorerst zu „verschonen“, damit die bereits regelmäßig im Kontext der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags erstellte und unterzeichnete Gesellschafterliste im laufenden Eintragungsverfahren nicht an die neuen Vorgaben angepasst werden muss. Der Wortlaut des § 5 GesL-VO bringt dies indes nicht mit letzter Klarheit zum Ausdruck, bedient sich zumindest etwas unüblicher Terminologie – wenn dort von vor dem Stichtag gegründeten Gesellschaften die Rede ist, dürfte dies im Zusammenspiel mit der insoweit deutlicheren Verordnungsbegründung aber dahin zu lesen sein, dass mit gegründeten auch die (mit Abschluss des Gesellschaftsvertrags) erst errichteten (Vor-)Gesellschaften gemeint sind. Denn gegründet ist die Gesellschaft nach herrschendem (allerdings nicht dem GmbHG entnommenen, sondern dem AktG entlehnten) Sprachgebrauch erst mit ihrer Eintragung (§ 11 Abs. 1 GmbHG) (s. nur Bayer in Lutter/Hommelhoff, GmbHG, 19. Aufl. 2016, § 1 Rz. 1) – die Verordnung will aber gerade Erleichterungen für die Phase zwischen Errichtung (vor dem Geltungsstichtag) und späterer Entstehung der GmbH („Gründung“) schaffen. Wird die GmbH dagegen erst nach dem Geltungsstichtag errichtet, ist die GesL-VO schon bei der Erstellung der ersten Gesellschafterliste (§ 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG) selbstverständlich anwendbar (die Übergangsvorschrift des § 5 GesL-VO ist hier nicht einschlägig).

II. Gestaltungshinweise
Die nachstehenden praktischen Hinweise dürften – in Ergänzung zu den anschaulichen Beispielen in der Verordnungsbegründung – als erste Orientierungshilfe dienen, um verordnungskonforme neue Gesellschafterlisten zu erstellen und damit Zwischenverfügungen zu vermeiden:

1. Gesellschafterlisteninventur
Anlässlich einer Veränderung im Sinne des § 40 Abs. 1 S. 1 GmbHG (und nur dann!) ist die gesamte Gesellschafterliste zwingend an die neuen Vorgaben anzupassen, was zu einer weitreichenden Gesellschafterlisteninventur führen dürfte. Die neuen Vorgaben sind mithin auch für sämtliche (materiell) unveränderten Bestandteile zu beachten. Selbst wenn hierfür Umnummerierungen erforderlich sind (weil etwa die Altliste nach einem Aufstockungsbeschluss infolge einer Einziehung hier unzulässige Abschnittsnummern enthält), handelt es sich nicht um eine sog. Bereinigungsliste (dazu II.9.), sondern insoweit um eine qua Verordnung verlangte Korrektur- oder besser: Anpassungsliste. Unberührt bleibt die Möglichkeit, freiwillig eine solche GmbHR 2018, R181Anpassungsliste (durch die Geschäftsführer, mangels hier greifender Annexkompetenz nicht durch den Notar) auch ohne Veränderung im Sinne des § 40 Abs. 1 S. 1 GmbHG einzureichen; dogmatisch dürfte sich das Procedere nach den Grundsätzen der Korrektur offenkundiger Textfehler richten (dazu Lieder/Cziupka, GmbHR 2018, 231 [237]).

2. Sortierung, Nummerierung
Die Wahl des Sortierungskriteriums (entweder nach Geschäftsanteilen oder, nunmehr meist vorzugswürdig, nach Gesellschaftern) wird dem Listenersteller (zu jedem Zeitpunkt!) freigestellt (§ 1 Abs. 1 S. 3 GesL-VO), solange er ...