Ausgewählte Anmeldungen zum Vereinsregister (Böhringer, GmbHR 2024, 113)

In Deutschland gibt es Hunderttausende von Vereinen. Sie sind Änderungen in der Vereinsführung und der Vereinsstruktur unterworfen. Diese bedürfen der Eintragung im Vereinsregister. Seit 1.8.2023 sind Anmeldungen zum Register auch in elektronischer Form möglich, auch mittels Videokommunikation. Einige ausgewählte Anmeldungen zum Vereinsregister mit Musterformulierungen werden vorgestellt.

I. Anmeldeverfahren
1. Zuständiges Registergericht
2. Anmeldungstatbestände
3. Anmeldende Personen
4. Öffentliche Beglaubigung der Unterschrift/Signatur
5. Urkundspersonen
6. Form von Beschlüssen und Protokollen
7. Einsicht in das Vereinsregister
II. Ausgewählte Einzelfälle für Anmeldungen zum Vereinsregister
1. Neuanmeldung eines Vereins
a) Hinweise
b) Wer muss anmelden
c) Beizufügende Unterlagen
d) Kosten beim Gericht
e) Kosten beim Notar
aa) Beurkundung der Anmeldung bzw. Entwurf mit Unterschrifts-/Signaturbeglaubigung
bb) Unterschrifts-/Signaturbeglaubigung zur Anmeldung ohne Entwurfsfertigung durch Notar:
f) Formulierungsvorschlag
2. Änderung des Vorstands
a) Hinweise
b) Wer muss anmelden
c) Beizufügende Unterlagen
d) Kosten beim Gericht
e) Kosten beim Notar
f) Formulierungsvorschlag
3. Änderung der Satzung des Vereins
a) Hinweise
b) Wer muss anmelden
c) Beizufügende Unterlagen
d) Kosten beim Gericht
e) Kosten beim Notar
f) Formulierungsvorschläge
4. Vereinsauflösung und Liquidation
a) Hinweise
b) Wer muss anmelden
c) Beizufügende Unterlagen
d) Kosten beim Gericht
e) Kosten beim Notar
f) Formulierungsvorschlag
5. Auflösung und Beendigung ohne Liquidation in einem Vorgang
a) Hinweise
b) Wer muss anmelden
c) Beizufügende Unterlagen
d) Kosten beim Gericht
e) Kosten beim Notar
f) Formulierungsvorschlag
6. Fortsetzung des Vereins
a) Hinweise
b) Wer muss anmelden
c) Beizufügende Unterlagen
d) Kosten beim Gericht
e) Kosten beim Notar
f) Formulierungsvorschlag
7. Beendigung der Liquidation und Erlöschen des Vereins
a) Hinweise
b) Wer muss anmelden
c) Beizufügende Unterlagen
d) Kosten beim Gericht
e) Kosten beim Notar
f) Formulierungsvorschlag
8. Verzicht auf die Rechtsfähigkeit
a) Hinweise
b) Wer muss anmelden
c) Beizufügende Unterlagen
d) Kosten beim Gericht
e) Kosten beim Notar
f) Formulierungsvorschlag


I. Anmeldeverfahren

1. Zuständiges Registergericht
1
Im Vereinsregister werden die Vereine eingetragen, deren Zweck nicht auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet ist. Die Eintragung in das Vereinsregister steht somit nur Vereinen mit einem ideellen, nichtwirtschaftlichen Zweck offen. Ohne Anmeldung und nachfolgende Registereintragung erwirbt ein Verein keine Rechtspersönlichkeit. Sachlich zuständig sind in Vereinsregistersachen die Amtsgerichte (§ 23a GVG i.V.m. § 374 Nr. 5 FamFG). Das Vereinsregister wird von dem Amtsgericht geführt (§ 1 VRV). Gemäß § 377 Abs. 1 FamFG ist in Vereinssachen das Amtsgericht örtlich zuständig, in dessen Bezirk sich der Sitz des Vereins (§§ 24, 55 BGB) befindet, allerdings können landesrechtlich geregelte Sonderzuständigkeiten bestehen, so können Vereinssachen – zentralisiert – einem Amtsgericht für die Bezirke mehrerer Amtsgerichte zugewiesen werden (§ 23d GVG). Funktionell ist der Rechtspfleger für die Bearbeitung von Vereinssachen zuständig (§ 3 Nr. 1 Buchst. a RPflG).

2. Anmeldungstatbestände
2
Nach der Ersteintragung des Vereins müssen vom Vorstand des Vereins Änderungen des Vertretungsrechts der Vorstandsmitglieder (§§ 26, 67 BGB), die Änderung oder Neufassung der Satzung (§§ 33, 71 BGB), die Auflösung des Vereins (§§ 41, 74 BGB) und die Bestellung von Liquidatoren (§§ 47, 48, 76 BGB) angemeldet werden.

3. Anmeldende Personen
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Die Ersteintragung des Vereins und alle späteren Änderungen haben die Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl vorzunehmen (§ 77 BGB). Zulässig ist die Anmeldung durch einen Bevollmächtigten, wenn die Vollmacht beurkundet (§ 128 BGB) oder öffentlich beglaubigt (§ 129 BGB) ist. Der Notar, der die Anmeldung beglaubigt oder beurkundet hat, bedarf für die Annahme seiner Bevollmächtigung zur Antragstellung nach § 378 Abs. 2 FamFG keines weiteren Nachweises.

4. Öffentliche Beglaubigung der Unterschrift/Signatur
4
Anmeldungen zum Vereinsregister sind mittels öffentlich beglaubigter Erklärung abzugeben, um die Personenidentität sicherzustellen (§§ 77, 129 BGB, § 40 BeurkG). Die notarielle Beglaubigung von Anmeldungen zum Vereinsregister kann auf verschiedene Verfahrensweisen erfolgen: Die erste Möglichkeit ist die Anmeldung in Form einer schriftlichen Erklärung mit Beglaubigung der Unterschrift (§ 129 Abs. 1 Nr. 1 BGB, §§ 39, 40 BeurkG). Die Anmeldung kann aber auch in Form einer elektronischen Erklärung erfolgen. Es kann die Beglaubigung der Signaturen im Rahmen eines Präsenzverfahrens derart vorgenommen werden, dass das zu beglaubigende Dokument bereits mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der anmeldenden Person versehen ist oder vor Ort versehen wird, und diese sodann in Gegenwart des Notars anerkannt wird (Präsenz-Signaturbeglaubigung; § 129 Abs. 1 Nr. 2 BGB, §§ 39a, 40a BeurkG).

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Möglich ist für Notare auch die öffentliche Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur mittels Videokommunikation gem. § 40a BeurkG ohne körperliche Anwesenheit der anmeldenden Person über das von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem, insoweit ist eine Fernbeglaubigung der vom Anmeldenden anerkannten qualifizierten elektronischen Signatur zulässig (auch Online-Beglaubigung genannt, Wegfall von Präsenztermin beim Notar). In diesem Fall errichtet der Notar eine originär elektronische Vermerkurkunde i.S.v. § 39a Abs. 1 BeurkG. Bei einer Online-Beglaubigung ist allerdings die freie Notarwahl gem. § 10a Abs. 3 Satz 1 BNotO eingeschränkt.

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Anmeldungen zum Vereinsregister können beim Registergericht außer in Urschrift auch in öffentlich beglaubigter Abschrift eingereicht werden. Dies kann auch eine elektronisch beglaubigte Abschrift i.S.v. § 39a BeurkG sein, so dass...